Pour commencer le cycle des commandes, il est important d’exposer les grandes lignes des méthodes auxquelles il faut faire appel pour passer des commandes, les détails nécessaires pour passer des commandes sans délai, les obligations qui encadrent chaque commande et les services qui peuvent s’y rattacher. Elles sont toutes examinées et traitées par un membre de l’équipe du service à la clientèle d’Emblemtek, et une fois les commandes passées, les processus pour la préparation des dessins, la planification du matériel et l’ordonnancement de la production sont mis en branle, tandis que les équipes des graphiques et de la fabrication se concentrent sur la détermination des engagements de livraison ou des échéanciers. Les clients peuvent également profiter des services et options de stockage et de tarification au volume d’Emblemtek, et ont tout intérêt à bien comprendre les politiques relatives aux taxes de vente, à la remise de commande et à l’ajout ou à l’annulation de commande. Prière de s’informer auprès d’un représentant spécialisé dans le service à la clientèle pour toute question concernant ces lignes directrices.
Lignes directrices pour les commandes, échéances et taxes de vente
Les bons de commande, les échantillons de référence, les formulaires d’approbation de figuration et la documentation justificative peuvent être envoyés à Emblemtek par courriel, par télécopie, par service de messagerie ou par courrier. Veuillez prendre note que les systèmes de courriel d’Emblemtek ne prennent pas en charge les pièces jointes dont les extensions sont .TXT ou .EXE. Il est recommandé de dactylographier les commandes, et non pas de les écrire à la main, afin d’en faciliter l’interprétation et d’éviter des erreurs potentielles. De plus, les représentants du service à la clientèle accepteront les commandes par téléphone; ils ne seront cependant pas responsables de toute erreur découlant de malentendus concernant des détails ou de fautes d’orthographe dans les noms apparaissant sur les blasons. Les clients sont responsables de tout coût associé aux commandes ou aux échantillons envoyés à Emblemtek par service de messagerie, sauf indication contraire. Une taxe de traitement de 5 $ peut s’appliquer aux commandes de moins de 15 $.
Pour faciliter le traitement des commandes dans un intervalle de temps le plus court possible, l’équipe du service à la clientèle d’Emblemtek exige le plus d’information possible dans tous les formulaires de commande et la documentation justificative. L’exemple qui suit est une liste des détails sur les produits commandés devant figurer dans les formulaires et la documentation :
• Numéro du client, nom et coordonnées
• Numéro du bon de commande
• Quantité
• Numéro et description de l’article
• Type de blason, de décalque ou de dessin
• Taille du blason, du décalque ou du dessin
• Couleur de l’étoffe du blason
• Type de support du blason
• Couleurs des dessins
• Type et couleurs du blason brodé
• Exigences de livraison particulières
Il est possible que nombre de ces détails figurent déjà dans les formulaires d’approbation de figuration ayant été créés pour tous les nouveaux blasons et dessins avant le traitement de la production. Veuillez vous assurer de l’exactitude de ces détails lorsque vous présentez votre autorisation.
Des échéances de livraison sont attribuées à toutes les nouvelles commandes selon les types et les mélanges de produits, les quantités, les ententes définies avec les clients et les volumes de production courants. Emblemtek se donne comme but de fabriquer des articles et d’exécuter les commandes de ses clients dans le respect des échéances et dans un intervalle le plus court possible, sans compromis sur les normes de qualité et de service.
L’exécution de la livraison fait l’objet d’une surveillance quotidienne, selon les variations de volumes, et la plupart des commandes sont terminées et expédiées aux dates prévues ou à l’avance. Toutefois, en raison de périodes de pointe ou de situations imprévues, des retards sont possibles. Soulignons qu’Emblemtek maintient une très haute moyenne relativement à son engagement cible courant.
Tous les produits et services d’Emblemtek sont assujettis aux taxes de vente fédérale, provinciale ou harmonisée si ces produits ou services sont destinés ou fournis à un acheteur dont l’adresse est au Canada. Les taxes de vente varient selon la province ou le territoire, et s’appliquent selon l’adresse d’expédition. Il est possible que certains clients canadiens soient admissibles à une exonération fiscale, toutefois, ces derniers doivent présenter un certificat valide ou un document d’orientation avant le traitement de leur commande. Les clients – et les adresses d’expédition – hors des frontières canadiennes sont exonérés de toutes les taxes de vente canadiennes, mais ces clients sont responsables de toute taxe d’importation pouvant être perçue dans leur pays. Le tableau ci-dessous passe brièvement en revue les taux d’imposition actuels perçus dans les différentes régions canadiennes.
• Alberta ~ TPS 5 %
• Colombie-Britannique ~ TPS 5 %
• Manitoba ~ TPS 5 %
• Nouveau-Brunswick ~ TVH 15 %
• Terre-Neuve-et-Labrador ~ TVH 15 %
• Territoires du Nord-Ouest ~ TPS 5 %
• Nouvelle-Écosse ~ TVH 15 %
• Nunavut ~ TPS 5 %
• Ontario ~ TVH 13 %
• Île-du-Prince-Édouard ~ TVH 15 %
• Québec ~ TPS 5 % + TVQ 9,975 %
• Saskatchewan ~ TPS 5 %
• Yukon ~ TPS 5 %
Les équipes de production d’Emblemtek essaient d’envoyer des commandes complètes afin de réduire le nombre de commandes en suspens. Toutefois, il est à l’occasion possible que des commandes demeurent en suspens, en raison de marchandise irrégulière, de manquants dans la matière première ou de coûts indirects élevés relatifs à la production. Si cela se produit, les clients seront informés s’il s’avère impossible de compléter une commande et de déterminer si une commande en suspens ou une expédition partielle est acceptable. De la même façon, dans le cas des très grosses commandes, nous conseillons aux clients de faire savoir à l’équipe du service à la clientèle d’Emblemtek s’ils désirent recevoir une expédition partielle.
Les clients individuels, les locations de groupe et les comptes nationaux peuvent également profiter des services et options de stockage et de tarification au volume d’Emblemtek pour mieux déterminer leurs objectifs en matière de coût et de logistique.
Les clients ont la possibilité de commander des produits comme des blasons et des décalques sur mesure en grande quantité pour profiter de la tarification au volume; dans ce cas, les produits sont par la suite fabriqués, inventoriés et distribués à un ou plusieurs endroits distincts, selon les prévisions et le calendrier préétabli. Les articles peuvent être payés à l’avance ou au moment du passage et de l’établissement de la commande, conformément à une entente de stockage ou à une commande permanente. Le service de stockage peut aussi s’avérer utile dans le cas des blasons sur mesure nécessitant du fil de renfort pour ajouter des noms bordés et une personnalisation propre au client.
Emblemtek coordonnera et gérera la présentation de la figuration, les échantillons de préproduction, la surveillance des niveaux (quantité), le réapprovisionnement de la marchandise, le calendrier et la date d’expiration de l’entente. En outre, les clients ont la possibilité de conclure une entente formelle relative aux achats avec Emblemtek, couvrant une plus grande variété de produits, conformément à ce qui a été mutuellement convenu par les deux parties.
Il n’est possible de faire des ajouts qu’aux commandes qui n’ont pas été entrées dans les systèmes d’Emblemtek. Les modifications sont difficiles à gérer une fois les commandes traitées, car ces dernières passent à l’ordonnancement et au processus de production. L’ajout d’articles supplémentaires ou l’augmentation de la quantité exigerait une nouvelle commande distincte. Quant au retrait d’articles ou à la réduction des quantités, ils peuvent donner lieu à l’annulation de la commande d’origine, et par la suite au passage d’une nouvelle commande, pour remplacer celle d’origine. Il est possible que le prix unitaire fasse l’objet d’ajustements, situation provoquée par l’augmentation ou la diminution des quantités commandées, car le prix de nombreux produits sur mesure est fixé selon un barème quantitatif.
Pour compléter une annulation de commande, les clients devront acquitter les frais des coûts associés à tout travail en cours, terminé ou non, ou à toute matière première ayant déjà été utilisée au moment de l’annulation. Pendant le calcul de ces coûts, les clients auront toujours la possibilité de poursuivre le processus d’annulation ou de terminer la commande, conformément à ce qui avait été prévu à l’origine.
